Cuando la DGII recibe un comprobante fiscal electrónico (e-CF), le asigna un estado. Aceptado y aceptado condicional tienen validez fiscal; en proceso significa que la validación no ha terminado; rechazado y anulado no sirven para fines fiscales. Si la DGII rechaza tu e-CF, corriges la causa y lo vuelves a emitir. Si ya fue aceptado, no se edita: se corrige con una nota de crédito o de débito electrónica.
Emitiste la factura; el cliente se fue con su comprobante y, tres días después, te llama su contable: el número no aparece en la consulta de la DGII o figura como rechazado.
Con la facturación electrónica, emitir ya no es el último paso. El último paso es que la Dirección General de Impuestos Internos (DGII) valide el comprobante, y esa validación tiene un resultado que conviene saber interpretar.
Si tu negocio está clasificado como pequeño, micro o no clasificado, tu plazo para facturar electrónicamente vence el 15 de noviembre de 2026, según la prórroga del Aviso 06-26. Entender los estados del e-CF antes de emitir el primero te ahorra llamadas, retrabajo y comprobantes que tu cliente no puede usar.
¿Qué pasa con un e-CF después de que lo emites?
Un e-CF es un documento electrónico firmado digitalmente. A diferencia de la factura en papel, no queda lista cuando la imprimes: recorre un circuito que la DGII describe en su Guía del Contribuyente sobre facturación electrónica.
- Tu sistema firma el e-CF con el certificado digital y lo envía a la DGII.
- La DGII lo recibe, lo valida y le devuelve a tu sistema un número de seguimiento llamado TrackID.
- Con ese número se consulta el estado que la DGII le asignó al comprobante.
- Tu cliente recibe el e-CF en formato electrónico si es receptor electrónico, o una representación impresa si no lo es.
El TrackID indica que el envío llegó, no que el comprobante fue aceptado. Lo que dice si el e-CF sirve es su estado.
Los cinco estados de un e-CF y qué hacer en cada uno
La DGII define cinco estados posibles. Dos tienen validez fiscal, uno es transitorio y dos dejan el comprobante sin efecto.
| Estado | Qué significa, según la DGII | ¿Validez fiscal? | Qué te toca hacer |
|---|---|---|---|
| Aceptado | El e-CF cumple con los requisitos del formato estándar | Sí | Nada. Consérvalo como cualquier comprobante |
| Aceptado condicional | Es válido, pero la DGII advierte una irregularidad que no amerita el rechazo | Sí | No lo vuelvas a emitir. Corrige la causa en los próximos comprobantes |
| En proceso | La DGII todavía está validando el documento | Aún no hay respuesta | Consulta de nuevo más tarde |
| Rechazado | El e-CF no cumple con los requisitos del formato estándar | No | Corrige la causa y emite de nuevo |
| Anulado | El contribuyente lo envió en el formato de anulación | No | Ninguna. Ese comprobante queda fuera de uso |
| Aceptado condicional no es un rechazo a medias El comprobante ya tiene validez fiscal. Si lo vuelves a emitir para “arreglarlo”, registras dos veces la misma venta. Lo que pide la DGII es que observes o corrijas la irregularidad en los comprobantes que emitas después. |
¿Por qué la DGII rechaza un e-CF?
Las causas están en el artículo 17 del Reglamento 587-24 de la Ley 32-23, y la DGII las resume en su respuesta oficial CA4404. Lo que casi nadie explica es que no todas tienen la misma salida: en unas puedes volver a usar el mismo número de comprobante (e-NCF) y en otras no.
| Causa del rechazo | ¿Puedes reutilizar el mismo e-NCF? |
|---|---|
| 1. El RNC del emisor está suspendido | Sí, una vez resuelta la situación |
| 2. Errores de confección electrónica que impiden leer o analizar el comprobante | Sí, una vez corregido |
| 3. El certificado digital es inválido o no está vigente | Sí, una vez renovado o corregido |
| 4. El e-NCF no está autorizado | Sí, una vez resuelta la autorización |
| 5. La fecha de vencimiento del e-NCF no coincide con la de la secuencia autorizada | Sí, una vez corregida |
| 6. El e-NCF ya fue anulado o usado antes | No está previsto. Emite con un número nuevo |
| 7. No cumple con las validaciones obligatorias del formato | No está previsto. Emite con un número nuevo |
| 8. La firma no es válida porque el contenido se alteró después de firmado | No está previsto. Emite con un número nuevo |
| 9. Cualquier otra causa legal o normativa | No está previsto. Emite con un número nuevo |
| No todos los rechazos queman el número Para las causas 1 a 5, la DGII permite reutilizar o anular el e-NCF una vez corregido el problema. Para hacerlo hay que reiniciar la emisión desde la primera etapa, volver a firmar el comprobante con un certificado digital vigente y reenviarlo. Para las demás causas, la DGII no prevé la reutilización. |
Hay una consecuencia que afecta directamente a tu cliente: según la misma respuesta oficial, un e-CF rechazado no puede ser usado para fines fiscales por otro contribuyente. Si se lo entregaste, no le sirve para sustentar su gasto ni su crédito fiscal.
Qué hacer cuando la DGII rechaza un e-CF, paso a paso
- Identifica el comprobante y la causa. La respuesta de la DGII indica por qué fue rechazado.
- Corrige el origen del problema: el dato mal escrito, el certificado vencido o la secuencia que no corresponde.
- Decide el número. Si la causa está entre la 1 y la 5, puedes reutilizar o anular el mismo e-NCF. Si no, emite con uno nuevo.
- Firma de nuevo y reenvía el comprobante con tu certificado digital vigente.
- Avísale a tu cliente si ya le habías entregado el comprobante rechazado, y entrégale el nuevo.
- Confirma el resultado. No des el caso por cerrado hasta ver el nuevo e-CF como aceptado o aceptado condicional.
¿Cómo se corrige un e-CF que ya fue aceptado?
Aquí cambia la lógica. Un e-CF aceptado no se borra ni se edita. La DGII lo explica en su Comunidad de Ayuda: para corregir o anular un comprobante electrónico se emite una nota de crédito o de débito electrónica, según aplique, o se usa el servicio de anulación cuando corresponde.
| Lo que pasó | Lo que emites |
|---|---|
| La venta no procedía o se canceló completa | Nota de Crédito Electrónica (tipo 34) que anula el comprobante original |
| Cobraste de más o diste un descuento después de facturar | Nota de Crédito Electrónica (tipo 34) que corrige el monto |
| Cobraste de menos o hay un cargo adicional | Nota de Débito Electrónica (tipo 33) |
| Tienes secuencias autorizadas que nunca usaste | Anulación de esos rangos desde tu sistema, con el formato oficial de anulación de e-NCF |
Las notas de crédito aplican a todos los tipos de e-CF, no solo a los de venta: así lo confirmó la DGII en su Consulta Técnica 8 de 2024, con base en el artículo 15 de la Ley 32-23. Y como modifican un comprobante ya emitido, se reportan junto con tus ventas en el formato 607.
Un detalle útil al elegir sistema: la DGII aclara que no ofrece directamente el servicio de anulación. Lo implementa el proveedor de la solución de facturación que usa cada contribuyente.
Rechazo de la DGII y rechazo de tu cliente no son lo mismo
Existe un segundo tipo de rechazo que confunde a muchos: el comercial. Según la respuesta oficial CA4258, es la respuesta opcional que tu cliente, si es receptor electrónico, envía a ti y a la DGII para indicar si está conforme o no con el comprobante.
Si tu cliente lo rechaza comercialmente, ese e-NCF no puede volver a usarse. Emites una nota de crédito electrónica que anula la transacción e indica el motivo.
La respuesta no se cambia. Una vez enviada la aceptación o el rechazo comercial, queda firme.
Si tu cliente no responde, no pasa nada: el e-CF se considera aceptado cuando lo reporta en su formato 606 de costos y gastos, y rechazado si lo omite.
El plazo es el día 15 del mes siguiente a la fecha de facturación, que es la fecha límite del 606.
| Por qué te importa el 606 de tu clienteSi un cliente que es receptor electrónico no te envía la aprobación comercial y deja tu comprobante fuera de su 606, el e-CF se considera rechazado comercialmente. Con los clientes que más te compran, vale la pena confirmar antes del día 15 que tus comprobantes del mes están en su reporte. |
Cómo verificar el estado de un e-CF, tuyo o de un proveedor
La consulta es pública y gratuita. Según la Guía del Contribuyente de la DGII, se hace así:
- Entra a dgii.gov.do y abre el menú “Herramientas”, sección “Consultas”, opción “NCF / e-NCF”.
- Escribe el RNC de quien emitió el comprobante y el número completo del e-CF.
- Completa el RNC del comprador y el código de seguridad, si el sistema te los pide.
- Pulsa “Buscar” y revisa el estado.
También puedes escanear el código QR de la representación impresa, que lleva a la misma consulta. Si la respuesta es que el e-CF no fue encontrado, la DGII explica que la secuencia está autorizada, pero el emisor todavía no lo ha enviado. Consulta más tarde y, si el mensaje persiste, pídele al emisor que lo revise.
Para el contable que recibe comprobantes de proveedores, esta consulta es la forma más directa de saber si un gasto está bien sustentado antes de registrarlo.
Cómo evitar rechazos desde el primer comprobante
Casi todas las causas de rechazo se previenen antes de emitir. Estas son las que más dependen de ti:
- Certificado digital vigente. Un certificado vencido es causa directa de rechazo. Anota su fecha de vencimiento y renuévalo con tiempo.
- Secuencias autorizadas y al día. Un e-NCF no autorizado o con una fecha de vencimiento que no coincide se rechaza. Además, la DGII ha publicado avisos anuales, como el Aviso 25-24, que dejan sin vigencia las secuencias autorizadas que no se usaron a tiempo.
- RNC activo. Si el RNC del emisor está suspendido, la DGII rechaza los comprobantes.
- Nada de cambios después de firmar. Si el contenido se altera luego de la firma, la firma deja de ser válida.
- Un sistema que valide antes de firmar, para que el error aparezca en tu pantalla y no en la respuesta de la DGII. Si estás evaluando opciones, revisa cómo elegir un software de facturación que cumpla con la DGII.
Errores que salen caros con los estados del e-CF
- Volver a emitir un e-CF aceptado condicionalmente. Duplicas la venta.
- Tratar “en proceso” como aceptado y cerrar el mes sin confirmar el resultado.
- Intentar editar o borrar un e-CF aceptado en lugar de emitir la nota de crédito o de débito que corresponde.
- Dejar que tu cliente se quede con un comprobante rechazado. No le sirve para sustentar costos, gastos ni crédito fiscal.
- Ignorar la advertencia de un aceptado condicional. Si no corriges la causa, se repite en cada comprobante.
- Reutilizar un número rechazado por una causa que no lo permite. Solo las causas 1 a 5 abren esa puerta.
Preguntas frecuentes sobre los estados del e-CF
¿Qué significa que un e-CF esté rechazado?
Significa que el comprobante fiscal electrónico no cumple con los requisitos del formato estándar de la DGII y, por lo tanto, no es válido para fines fiscales. Ni el emisor ni el cliente pueden usarlo para sustentar ingresos, costos, gastos o crédito fiscal. El emisor debe corregir la causa del rechazo y volver a emitir el comprobante.
¿Un e-CF aceptado condicional es válido?
Sí. La DGII lo define como un comprobante con validez fiscal en el que existe una irregularidad que no amerita el rechazo, pero que el emisor debe observar o corregir para sus próximos comprobantes. No hay que volver a emitirlo: hacerlo duplicaría la operación.
¿Puedo usar el mismo número si la DGII rechaza mi e-CF?
Depende de la causa. Según la DGII, si el rechazo fue por RNC del emisor suspendido, errores de confección que impiden leer el comprobante, certificado digital inválido o vencido, e-NCF no autorizado o fecha de vencimiento que no coincide con la secuencia, puedes reutilizar o anular ese e-NCF una vez corregido el problema. En los demás casos se emite con un número nuevo.
¿Cómo corrijo un e-CF que ya fue aceptado?
Un e-CF aceptado no se edita ni se borra. Para anularlo o reducir su monto se emite una Nota de Crédito Electrónica, tipo 34; para aumentarlo, una Nota de Débito Electrónica, tipo 33. La DGII confirmó en 2024 que las notas de crédito aplican a todos los tipos de e-CF, con base en el artículo 15 de la Ley 32-23.
¿Qué pasa si mi cliente rechaza el comprobante?
Es un rechazo comercial, distinto del rechazo de la DGII, y aplica cuando tu cliente es receptor electrónico. Si tu cliente rechaza comercialmente un e-CF, ese e-NCF no puede volver a usarse y debes emitir una nota de crédito electrónica que anule la transacción e indique el motivo. Si tu cliente no responde, el comprobante se considera aceptado cuando lo incluye en su formato 606, y rechazado si lo omite.
¿Cómo consulto si un e-CF es válido?
En dgii.gov.do, menú “Herramientas”, sección “Consultas”, opción “NCF / e-NCF”. Se escribe el RNC del emisor y el número del e-CF y, si se solicitan, el RNC del comprador y el código de seguridad. También se puede escanear el código QR de la representación impresa. Si la respesta es que no fue encontrado, el emisor todavía no lo ha enviado a la DGII.
¿Cómo evito que la DGII me rechace comprobantes?
Mantén vigente el certificado digital, usa secuencias autorizadas y no vencidas, verifica que tu RNC esté activo y no modifiques un comprobante después de firmarlo, porque la firma deja de ser válida. Un sistema de facturación homologado que valide los datos antes de firmar ayuda a detectar los errores antes de que lleguen a la DGII.
SJ ERP es un ERP dominicano homologado con la DGII. Emites tus comprobantes fiscales electrónicos desde el mismo sistema donde llevas ventas, inventario, cuentas por cobrar y contabilidad, con validaciones en cada funcionalidad para que la información se registre completa y con auditoría de lo que hace cada usuario. Cada comprobante muestra el estado que le asignó la DGII, así que ves en el mismo sistema cuál quedó aceptado y cuál tienes que revisar, sin consultarlos uno por uno. Y cuando un comprobante necesita atención, el soporte está aquí, en República Dominicana y en tu mismo horario.
Lecturas relacionadas: Requisitos DGII y pasos para facturar electrónicamente · Qué es un ERP homologado con la DGII · Formatos 606, 607 y 608 de la DGII · Crédito fiscal por facturación electrónica
Fuentes
- DGII, Comprobantes Fiscales Electrónicos (e-CF): tipos, consulta y estados
- DGII, Guía del Contribuyente núm. 6, Facturación Electrónica (enero de 2025)
- DGII, Comunidad de Ayuda CA4404: razones por las que la DGII puede rechazar un e-CF. Base legal: Reglamento 587-24, artículo 17, párrafos I, II y III.
- DGII, Comunidad de Ayuda CA4258: aprobación o rechazo comercial. Base legal: Norma 01-2020, artículo 3, literal e; Reglamento 587-24, artículos 3 y 17.
- DGII, Comunidad de Ayuda: cómo corregir o anular un e-CF
- DGII, Consulta Técnica 8 de febrero de 2024: notas de crédito aplicables a todos los e-CF
- DGII, Formato Anulación de e-NCF v1.0
- DGII, Aviso 06-26, del 6 de mayo de 2026: prórroga para pequeños, micro y no clasificados
